¿Qué es un sistema ERP?
El término ERP fue creado a principios de los años 90 por el Grupo Gartner – aquí está su definición completa (Glosario Gartner). Básicamente, el objetivo de los sistemas ERP es automatizar e integrar las funciones administrativas de una empresa: contabilidad, compras, pedidos de venta, planificación y gestión de la producción, recursos humanos, distribución, fabricación y atención al cliente.
¿Por qué utilizar un sistema ERP?
Si es usted fabricante o distribuidor, probablemente lleve tiempo utilizando un sistema de contabilidad para llevar un registro de las transacciones financieras y controlar el bienestar financiero de su empresa. Pero, ¿cómo lleva el departamento de ventas un registro de ofertas y pedidos? ¿Qué utiliza su jefe de almacén para registrar el inventario, qué se almacena dónde, qué entra y qué sale?
ERP en la distribución
No es raro, y lo vemos aún más en Asia, que la información de ventas y almacén siga almacenada en trozos de papel o en hojas de cálculo, a las que a veces sólo tiene acceso una persona. Cuando se recibe un pedido, a menudo se captura primero en un trozo de papel, luego un asistente tecleará el pedido en la hoja de cálculo y después se copiará (esperemos que todo sin errores) en el sistema contable. Algo similar ocurre con los datos de inventario. El departamento financiero desconoce totalmente el estado de los pedidos y las existencias del almacén hasta que alguien introduce manualmente los datos en el sistema contable. Por lo tanto, el director financiero y el director general no tienen ni idea de cómo va el negocio en un momento determinado para poder tomar una decisión rápida.
Esa es la razón principal por la que las empresas invierten en un sistema ERP. El sistema integra la información que crean y utilizan los distintos departamentos en una fuente de datos unificada, en tiempo real, y ofrece una visibilidad total de toda la actividad empresarial.
Por ejemplo, cuando un vendedor introduce un nuevo pedido de venta en un sistema ERP, esa información fluye inmediatamente y sin problemas al libro mayor de contabilidad. Cuando el jefe de almacén necesita nuevas existencias, primero cumplimenta una solicitud de compra electrónica, para que el departamento financiero sepa qué fondos se van a desembolsar. Una vez que llegan las nuevas existencias, la cantidad se carga en el sistema, que actualiza inmediatamente los activos en el balance de la empresa. Las existencias compradas se cotejan con el precio de compra y los costes se asignan automáticamente.
¿Interesado en un ERP fabricación industrial? Galdón Software puede ayudarle.